Elementer i forbedringsprocessen

Bed leverandøren udarbejde en handlingsplan     

Udgangspunktet for forbedringsprocessen kan med fordel være en handlingsplan, som I beder leverandøren om selv at udarbejde, så leverandøren fra starten tager ejerskab til processen.

Hvis leverandøren ikke føler ejerskab, er der stor sandsynlighed for, at han ikke prioriterer tid og ressourcer på at gennemføre forbedringerne.

Handlingsplanen bør som minimum beskrive, hvilke forbedringstiltag der skal gennemføres, samt milepæle og deadlines for de enkelte tiltag. I kan her downloade et forslag til en handlingsplan, som I og jeres leverandører kan tilpasse. Det er vigtigt, at I aftaler med leverandøren, hvilke forhold der skal medtages i handlingsplanen.

Har I gennemført et leverandørbesøg, kan evalueringsrapporten danne grundlag for handlingsplanen. Ellers kan I tage udgangspunkt i selvevalueringen. I bør naturligvis prioritere de forhold, hvor overtrædelserne af jeres Code of Conduct er mest alvorlige.   
 

Følg løbende op på handlingsplanen   

Når handlingsplanen er udarbejdet, er det vigtigt at aftale med leverandøren, hvordan I vil følge op.

I kan fx aftale, at leverandøren løbende – eller på bestemt fastsatte tidspunkter – rapporterer tilbage til jer på status og fremdrift for de enkelte forbedringstiltag i handlingsplanen. I kan ligeledes aftale med leverandøren, at I vil følge op på handlingsplanen, når nogle af jeres medarbejdere i anden sammenhæng aflægger dem besøg. Herudover kan I løbende følge op via e-mail og telefonsamtaler med leverandøren. Aftalen om opfølgning kan være mundtlig eller inkluderes som en del af jeres kontrakt med leverandørerne.

I skal være indstillede på, at arbejdet med forbedringer kan være en langvarig proces. Mange leverandører vil muligvis foretrække at implementere forbedringstiltag i deres eget tempo, og I bør derfor passe på ikke at presse leverandørerne for meget.

Bed leverandøren inddrage medarbejderne 

Det er en god ide at opfordre leverandørens ledelse til at informere og engagere medarbejderne i arbejdet med at implementere forbedringstiltag.

Ved at inddrage medarbejderne kan man undgå modstand og skepsis og samtidig få feedback og input. Gode kanaler til medarbejderbidrag kan være:

• Fagforening/tillidsmand
• Nedsættelse af en medarbejdervalgt følgegruppe
• Løbende fælles information til medarbejderne
   

Synliggør de forretningsmæssige fordele   

Det er vigtigt, at I synliggør de forretningsmæssige fordele ved at forbedre de sociale og miljømæssige forhold.

I bør indstille jer på at møde en vis skepsis fra nogle leverandører, ofte med reference til at de ikke er i besiddelse af de nødvendige økonomiske og menneskelige ressourcer til at implementere de påkrævede forbedringer. Når leverandørerne forstår de forretningsmæssige gevinster ved forbedringstiltagene, stiger deres interesse og engagement typisk.

Det kan bl.a. være en god idé at forklare leverandørerne, hvordan de høster de lavt hængende frugter (fx installation af førstehjælpskasser, markering af nødudgange, anskaffelse af beskyttelsesudstyr, installation af energibesparende belysning, introduktion af forslagsbokse mv.), og hvordan de kan opnå forretningsmæssige fordele ved at implementere forbedringstiltag (fx forøget produktivitet og kvalitet, lavere sygefravær, forbedret konkurrenceevne mv.). Herudover kan det være en god idé at understrege over for leverandørerne, at forbedringerne ikke kun bør gennemføres for kundens skyld, men lige så meget for deres egen skyld.

I bør være opmærksomme på, at mange leverandører i udviklingslande tænker kortsigtet og ofte går efter de nemme og hurtige løsninger i stedet for at identificere og analysere de underliggende årsager til deres sociale og miljømæssige udfordringer. Selvom et større fokus på at identificere de underliggende årsager kan være svært og bekosteligt for leverandørerne, kan I med fordel gøre leverandørerne opmærksomme på, at det på længere sigt vil give dem et større udbytte af deres indsats, såsom øget produktivitet, mindre sygefravær og øget konkurrenceevne.
 

Beløn jeres leverandører 

Overvej at belønne de leverandører, der arbejder målrettet for at leve op til jeres krav og kan dokumentere løbende forbedringer af de sociale og miljømæssige forhold.

Efterhånden som arbejdet med ansvarlig leverandørstyring udvikler sig, vil I blive bedre rustet til at fremme jeres leverandørers incitament og engagement i arbejdet.

I kan eksempelvis belønne leverandørerne gennem:

• Øget forretning fx større produktionsvolumen og flere ordrer
• Deling af omkostninger i forbindelse med forbedringstiltag
• Kompetenceopbygning hos leverandøren
• Længere aftaleperioder og sikrere aftaler
   

Afbryd ikke samarbejdet 

Det er vigtigt, at I ikke bare afbryder samarbejdet med en leverandør, selvom forbedringsprocessen ikke skrider fremad som aftalt. Det får de ansatte eller miljøet det ikke bedre af.

Det afgørende er, at I kan opretholde en fornuftig dialog med leverandøren, og at leverandøren er villig til at gennemføre forbedringer. Formålet med ansvarlig leverandørstyring er at skabe en positiv udvikling hos leverandørerne med henblik på gradvist at forbedre deres sociale og miljømæssige forhold.

Der kan være situationer, hvor I kan overveje om samarbejdet med leverandøren skal afbrydes:

• Hvis leverandøren på trods af flere anmodninger ikke er villig til at gennemføre de forbedringer, I beder om og vedvarende afviser at samarbejde.
• Hvis leverandøren ikke vil give jer adgang til deres lokaliteter.
• Hvis I konstaterer meget grove overtrædelser hos en leverandør — med mindre overtrædelserne øjeblikkeligt kan bringes til ophør. I kan her overveje om forholdene i særligt grove tilfælde skal lede til politianmeldelse.