Forberedelse af leverandørbesøg

En grundig forberedelse er vigtig for at opnå optimalt udbytte af et leverandørbesøg. Her får I gode råd til forberedelsen:
 

1. Integrér evalueringen i et almindeligt besøg

Det anbefales, at I foretager evalueringer af leverandørernes faktiske forhold i forbindelse med, at I besøger leverandørerne i anden anledning fx i forbindelse med prisforhandlinger, kvalitetsinspektioner mv.

Det kan være tids- og ressourcekrævende at gennemføre leverandørbesøg udelukkende med det formål at evaluere de sociale og miljømæssige forhold, og hvis I integrerer evalueringen i et almindeligt leverandørbesøg, signalerer I til leverandøren, at I ikke opfatter sociale og miljømæssige aktiviteter som afkoblede fra de øvrige forretningsaktiviteter.

Hvis jeres leverandørbesøg afslører særligt kritiske forhold fx krænkelser af grundlæggende menneskerettigheder, kan det være nødvendigt at gennemføre opfølgende leverandørbesøg, hvor I udelukkende vælger at evaluere de sociale og miljømæssige forhold. 
 

2. Overvej om interne eller eksterne parter udfører evalueringen 

Hvis I har behov for at dokumentere over for en tredjepart, såsom en af jeres kunder, at jeres leverandører efterlever jeres Code of Conduct, vil det ofte være en fordel at bruge en ekstern auditør. Hvis I vælger en ekstern auditør skal det være én, der kender de lokale forhold godt og er i stand til at afdække eventuelle problemer – også selvom leverandøren prøver at skjule dem. Det skal ligeledes være en auditør, der kan undgå at skabe splid mellem jer og leverandøren. Risici ved eksterne auditører er, at der eksempler på, at de afkræver bestikkelse for at lave en positiv evaluering.

Hvis I gennemfører leverandørbesøg til internt brug, kan det være både tilstrækkeligt og hensigtsmæssigt, at I selv gennemfører besøgene. I skal dog være opmærksomme på, at leverandørbesøg uden for Danmark kan være en kompliceret affære, der ofte kræver både teknisk indsigt og et omfattende lokalkendskab. 
 

3. Overvej at samarbejde med andre virksomheder

Det kan være ressourcekrævende – både for jer og leverandørerne – at foretage evalueringer af sociale og miljømæssige forhold. I kan derfor med fordel undersøge, om I kan gå sammen med andre virksomheder om at gennemføre fælles evalueringer af leverandørerne.

En række branchefællesskaber gennemfører leverandørevalueringer på vegne af branchemed-lemmerne. I kan derfor undersøge, om der inden for jeres branche eksisterer sådanne initiativer. Læs mere under Find din branche. Findes der ikke sådanne initiativer inden for jeres branche, kan I selv forsøge at igangsætte et samarbejde med andre virksomheder, der benytter samme leverandør.
 

4. Orientér leverandøren om besøget

Evalueringen bør som hovedregel gennemføres i tæt samarbejde med leverandøren, hvis der skal opnås brugbare resultater. Det er vigtigt, at I annoncerer evalueringen/besøget på forhånd, så leverandøren kan sørge for, at I har adgang til relevante personer og dokumenter. Det skal gøres uanset om evalueringen af de sociale og miljømæssige forhold skal foregå som led i et almindeligt leverandørbesøg, eller besøget kun har dette formål. 

I kan sende et brev til leverandøren, hvor I orienterer om formålet med og indholdet af evalueringen og samtidig forbereder leverandøren på, hvilke dokumenter I ønsker at se, hvilke interviews I eventuelt ønsker at gennemføre samt det påtænkte forløb i hovedtræk.
Download forslag til brev   
 

5. Indhent information om leverandørens forhold 

I bør sætte jer grundigt ind i leverandørens produktions- og arbejdsforhold, fordi det giver et fingerpeg om, hvilke problemer I særligt bør kigge efter. I bør ligeledes indhente oplysninger om de lokale forhold mere generelt, herunder:

• lokale regler for mindsteløn
• minimumsalder
• arbejdstid
• arbejdsmiljø

I kan hente inspiration i landeprofilerne, som giver et godt overblik over sociale og miljømæssige risici i udvalgte lande. Udenlandske ambassader i Danmark vil ofte kunne oplyse om lokal lovgivning og eventuelt kunne sætte jer i forbindelse med relevante lokale organisationer og myndigheder.

I kan også gøre brug af danske eller lokale ngo’er til at udpege potentielle risici, der bør undersøges nærmere. Det kan også være med til at give indsigt i de pågældende lokale forhold.

I kan desuden undersøge, om andre kunder har foretaget evalueringer af leverandørens sociale og miljømæssige forhold, og om der allerede foreligger evalueringsrapporter og planer for forbedringer, som I kan benytte jer af. 
 

6. Udarbejd en tjekliste til besøget  

I bør udarbejde en tjekliste med de områder, I vil spørge om og kigge efter. Tjeklisten bør modsvare områderne i jeres Code of Conduct og give mulighed for at afkrydse svar og notere observationer. I får automatisk genereret en tjekliste, når I laver jeres egen Code of Conduct i Fase 3.