Gennemførelse af leverandørbesøg

En evaluering af leverandørernes sociale og miljømæssige forhold vil typisk vare ca. en hel arbejdsdag. Her får I gode råd til, hvordan en evaluering kan gennemføres:
 

1. Start med et møde med ledelsen og nøglepersoner

Et leverandørbesøg bør starte med et møde med ledelsen, hvor dagens forløb gennemgås og drøftes. Det viser, at I er åbne over for dialog og skaber et godt og ligeværdigt forhold til leverandøren.

I kan bl.a. diskutere, hvordan kravene i jeres Code of Conduct påvirker de generelle handelsvilkår mellem jer og leverandøren, herunder pris og leveringstid. Det vil gøre jer opmærksomme på, om ændringer i jeres indkøbspraksis vil kunne bidrage til, at leverandøren lettere vil kunne efterleve jeres Code of Conduct.

Udover mødet med ledelsen kan I tage en snak med:

• den ledelsesrepræsentant, der er ansvarlig for at implementere jeres Code of Conduct
• sikkerhedsrepræsentanten samt medarbejderrepræsentanten
• den lokale fagforeningsrepræsentant

Hvis I ikke taler lokalsproget, er det en god idé at have en tolk med. 
 

2. Interview udvalgte ansatte 

Efter det indledende møde med ledelsen og nøglepersoner er det en god ide at interviewe et antal repræsentativt udvalgte medarbejdere. Det er vigtigt, at I her er opmærksomme på den potentielle risiko I udsætter medarbejderne for ved at stille dem spørgsmål. I skal derfor tage stilling til, hvilken form der er mest hensigtsmæssigt for medarbejderne, dvs. om I skal lave individuelle anonyme interviews eller gruppeinterviews.

Gruppeinterviews kan virke mindre truende på medarbejderne og i kulturer, hvor medarbejderne ikke er vant til at blive spurgt om deres mening, kan det være nødvendigt for at få dialogen i gang. Ved gruppeinterviews er det vigtigt, at I ikke blander forskellige typer af medarbejdere, såsom mellemledere og fabriksarbejdere.  
 

3. Gennemgå leverandørens lokaliteter 

Det er altid en god idé at lave en gennemgang af lokaliteterne og de fysiske forhold. Under gennemgangen kan I notere jeres observationer, og det kan også være en god idé at tage fotos undervejs, hvis leverandøren tillader det.

Efter rundturen kan I gennemgå leverandørens papirer, herunder:

• tidsregistreringer
• sygefraværs- og ulykkesstatistikker
• miljøgodkendelser

I kan også undersøge, om der findes rutiner og processer, der sikrer medarbejderdeltagelse og foreningsfrihed, samt let tilgængelige informationer om deres rettigheder. 
 

4. Afslut med et møde med ledelsen 

Evalueringen bør afsluttes med et møde, hvor I diskuterer eventuelle identificerede problemer med ledelsen. Det er vigtigt, at der ved afslutningsmødet er en gensidig accept af resultaterne fra besøget. I kan eventuelt indgå en aftale med ledelsen om, at de udarbejder en handlingsplan, der beskriver konkrete forbedringstiltag samt milepæle og deadlines.

Har I afsløret særligt kritiske forhold, fx krænkelser af grundlæggende menneskerettigheder, bør I indgå en klar aftale om, hvornår forholdene er bragt i orden, og hvilke konsekvenser det kan få, hvis det ikke bringes i orden.  

Download forslag til handlingsplan her. I kan selv tilrette arket, så det passer til jeres konkrete forhold.
 

5. Lav en evalueringsrapport 

Efter besøget kan I skrive en afsluttende rapport, som I kan sende til leverandøren. Foruden de væsentligste observationer og konklusioner, bør rapporten klart og præcist beskrive de aftaler, I indgik på afslutningsmødet. Leverandøren kan bruge evalueringsrapporten som grundlag for at udarbejde sin handlingsplan.

Læs mere om dialogen med leverandører og konkrete forslag til forbedringsaktiviteter i fase 5.