Intern organisering af arbejdet
Det er ledelsens ansvar, at arbejdet med ansvarlig leverandørstyring bliver en succes for virksomheden.Få topledelsen til at tage ejerskab
Topledelsen skal tage ejerskab og kommunikere ambitionsniveau og succeskriterier til alle medarbejderne. Det sikrer, at ansvarlig leverandørstyring bliver en integreret del af virksomhedens forretningsstrategi, og at det forretningsmæssige potentiale bliver tydeligt for organisationen.
Det er desuden topledelsens ansvar at afsætte de nødvendige ressourcer til arbejdet. Ressourcebehovet vil afhænge af ambitionsniveauet for leverandørsamarbejdet. I skal selvfølgelig afsætte flere ressourcer, hvis I ønsker at bidrage aktivt til at forbedre leverandørernes sociale og miljømæssige forhold fx gennem kompetenceopbygning.
”Vi har ansvarlig leverandørstyring som fast punkt på dagsordenen på alle koncernledelses møder, så jeg har mulighed for at komme en halv time og fortælle om vores fremdrift og problemer. Det er ikke altid, at jeg vælger at benytte muligheden, men det giver en sik-kerhed for, at jeg altid kan få eventuelle dilemmaer eller konflikter på dagsordenen”.
Peter Kristensen, CSR & Miljøchef, DLH
Det er en god ide at undersøge, om I kan etablere et samarbejde med brancheorganisationer eller andre virksomheder, der er aktive i det samme lokalområde, for at dele omkostningerne. Samarbejde om udfordringerne gør det også lettere for mindre virksomheder at opnå gode resultater.
Udpeg en overordnet ansvarlig
Det daglige ansvar for arbejdet med ansvarlig leverandørstyring kræver en person med et godt overblik over virksomhedens samlede drift.
Det overordnede ansvar for ansvarlig leverandørstyring kan med fordel placeres hos en medarbejder med indsigt i produktionsforholdene i leverandørkæden. Det kan være den produktions- eller kvalitetsansvarlige eller det kan være den indkøbsansvarlige. Hvis I vælger at placere det overordnede ansvar i indkøbsafdelingen, skal I være særligt opmærksomme på, at kravet om ansvarlig leverandørstyring ikke kommer i konflikt med virksomhedens ønsker om at sikre billige eller hurtige leverancer. Dette kan bringe indkøberne i dilemmaer.
Medarbejderen med det overordnede ansvar har primært til opgave at:
- Sikre at der udarbejdes procedurer for ansvarlig leverandørstyring
- Få procedurerne godkendt i ledelsen
- Sikre at alle berørte medarbejdere har viden og værktøjer til at varetage deres opgaver
- Følge op på succeskriterierne
Inddrag relevante medarbejdere tidligt
Det fremmer forankringen af arbejdet i organisationen, hvis alle relevante medarbejdere inddrages så tidligt som muligt.
I nogle virksomheder kan flere afdelinger eller funktioner være involveret i kontakten til leverandørerne eller CSR-arbejdet. Det kan være design og produktudvikling eller salg og marketing.
Det kan være en god idé at lade disse afdelinger være med til at formulere ambitionsniveau og succeskriterier. Et forslag kunne være at udpege nogle ambassadører i virksomheden, der kan bakke op om arbejdet med ansvarlig leverandørstyring. Med andre ord kan den interne lobby også være afgørende for succes, hvis der er modstridende interesser.
En mulighed er at afholde en workshop, hvor spørgsmålene under ”Ambitionsniveau” diskuteres. Her er det også vigtigt at få eventuelle konfliktfelter og dilemmaer på bordet, såsom vægtning af overholdelse af arbejdstidsregler i forhold til leveringstider.
Integrér indsatsen i det daglige arbejde
Allerede opbyggede relationer med leverandører kan danne grobund for jeres afsæt med ansvarlig leverandørstyring.
Hvis jeres virksomhed har procedurer, hvor I systematisk evaluerer leverandørerne på kvalitet, priser, leveringstider mv., vil det ofte være en fordel at indarbejde procedurerne for ansvarlig leverandørstyring i det eksisterende system. På den måde integrerer I arbejdet med ansvarlig leverandørstyring i det daglige arbejde, og I undgår at have to forskellige systemer til at evaluere leverandørerne med.
Jo bedre ansvaret integreres på tværs af organisationen, desto stærkere forankres arbejdet, fordi I signalerer, at I ikke opfatter ansvarlig leverandørstyring som en særskilt aktivitet. Ydermere kan det forenkle dialogen og samarbejdet med jeres leverandører om sociale og miljømæssige forhold.
Klæd medarbejderne på til opgaven
De medarbejdere, der har den direkte kontakt med leverandørerne, kan med fordel trænes i dilemmahåndtering og dialog med andre kulturer.
Når ledelsen har godkendt procedurerne for ansvarlig leverandørstyring, bør alle de berørte medarbejdere kende procedurerne, forstå deres opgave og have værktøjer til at føre dem ud i livet. Særligt kulturelle forskelle er en udfordring for mange, og er et område der kan være værd at investere i.
Det er især vigtigt, at indkøberne er klædt på til at håndtere eventuelle dilemmaer, såsom pris versus miljø og sociale krav. Em mulighed er at afholde en workshop for indkøberne, hvor I gennemgår krav og procedurer. Herefter afdækker I potentielle dilemmaer, og diskuterer hvordan I skal håndtere gråzoneområder.
I kan bruge følgende eksempler på dilemmaer som inspiration til at identificere de gråzoner, som er relevante for jer at diskutere:
- Korruption: En af jeres leverandører skal pga. lokale regler jævnligt bruge import-tilladelser for at få varer fra sin leverandør i et andet land. I opdager, at jeres lever-andør på det seneste har haft problemer med myndighederne, som ikke længere vil give importtilladelser uden at få lidt ekstra betaling for det. Jeres leverandør har set sig nødsaget til at betale myndighederne for at kunne fortsætte sin produktion. Hvad vil I gøre?
- Børnearbejde: I opdager, at en af jeres leverandørers underleverandør benytter børnearbejde. Jeres leverandør er klar over problemet og har forsøgt at bruge sin indflydelse på at stoppe børnearbejdet. Desværre er jeres leverandør kun en lille aftager af varer fra underleverandøren, og jeres leverandør står alene med sit krav, så det har ikke haft nogen effekt. Underleverandøren er den eneste producent i landet, der leverer de nødvendige varer og pga. toldbarrierer er det ikke muligt for jeres leverandør at finde en tilstrækkelig billig producent i et andet land. Derfor har jeres leverandør valgt at fortsætte samarbejdet. Hvad vil I gøre?
- Arbejdstagerforhold: En af jeres leverandører har udvidet sin produktion kraftigt på det seneste og hyret en del immigrantarbejdere. I finder ud af, at jeres leverandør har indkvarteret immigrantarbejderne i nogle faldefærdige bygninger med små soverum, dårlige toiletforhold og uden mulighed for at lave mad. Indkvarteringen er et tilbud til immigrantarbejderne, og det står dem frit for at takke nej. På fabrikken, hvor produktionen foregår, bliver alle regler overholdt og arbejderne får den løn de har krav på. Det er imidlertid svært for immigrantarbejderne at finde en anden bolig i nærheden af fabrikken. Hvad vil I gøre?
