Print

Leverandørbesøg

Her får I inspiration til at gennemføre et leverandørbesøg. Besøget vil give jer indblik i de reelle forhold hos leverandøren og kan være et godt udgangspunkt for dialog og samarbejde om løbende forbedringer.

Start med et møde med ledelsen

Mødet med ledelsen skal sikre, at leverandøren har forstået jeres Code of Conduct og har den rigtige indstilling til samarbejdet.

Et leverandørbesøg bør starte med et møde med topledelsen og den ledelsesrepræsentant, der er ansvarlig for at implementere jeres Code of Conduct. På mødet kan I uddybe formålet med jeres Code of Conduct og forklare hvordan leverandøren kan efterleve den. De krav I stiller i jeres Code of Conduct om politik,  nødvendig omhu og adgang til oprejsning bliver kun ført ud i livet, hvis ledelsen bakker op, og derfor er en god dialog med ledelsen afgørende. Det er vigtigt at ledelsen ved, at I er forstående overfor at de pt. har negativ indflydelse på udvalgte principper eller rettigheder, men I er interesserede i at de håndterer en sådan indflydelse i overensstemmelse med jeres Code of Conduct.  I kan også diskutere, hvordan kravene i jeres Code of Conduct påvirker pris, leveringstid og andre handelsvilkår mellem jer og leverandøren. Det vil gøre jer opmærksomme på, om ændringer i jeres indkøbspraksis vil kunne bidrage til, at leverandøren lettere vil kunne efterleve jeres Code of Conduct. Og det viser samtidig, at I ønsker et ligeværdigt forhold til leverandøren og er åbne over for at samarbejde om CSR-forbedringer, hvis leverandøren har den rigtige indstilling og viljen til at rette op på problematiske CSR-forhold eller etablere den manglende nødvendig omhu. I kan desuden undersøge, om andre kunder har evalueret leverandørens CSR-forhold, og om der allerede foreligger evalueringsrapporter og planer for forbedringer, som I kan bruge.   

Interview ansatte

Tal med udvalgte medarbejdere

Samtaler med medarbejderne vil give jer et indtryk af, hvor godt jeres Code of Conduct er forankret i leverandørens organisation.

Efter det indledende møde med ledelsen, kan det være en god ide at tale med udvalgte medarbejdere for at fornemme, hvor forankret leverandørens CSR-politikker og processer er i organisationen. Det kan fx være sikkerhedsrepræsentanten, medarbejderrepræsentanten og den lokale fagforeningsrepræsentant. Det kan også være en gruppe ​​medarbejdere, som er udvalgt repræsentativt i forhold til køn, alder, medarbejderkategori og etnisk tilhørsforhold.

Det er dog vigtigt, at I er opmærksomme på de dilemmaer I kan sætte medarbejderne i ved at stille dem spørgsmål om deres arbejdsforhold og arbejdsgiver. I skal derfor overveje, hvilken form der er mest hensigtsmæssigt for medarbejderne, dvs. om I skal lave individuelle anonyme samtaler eller gruppesamtaler. Ved gruppesamtaler er det vigtigt, at I er opmærksomme på eventuelle hierarkier i gruppen, så alle medarbejderne kan tale frit.

Hvis I ikke taler lokalsproget, er det en god idé at have en tolk med.  

Leverandørbesøg

Gennemgå lokaliteter og dokumenter

En gennemgang af leverandørens lokaliteter og udvalgte dokumenter vil give jer et indblik i, hvor godt de reelle forhold stemmer overens med selvevalueringen.

Det er ofte en god idé at gå en tur på leverandørens lokaliteter og se de fysiske forhold. Det kan give jer nyttig viden om leverandørens produktionsforhold, og måske ser I risici, som de ikke selv er opmærksomme på, eller som ikke er kommet frem i selvevalueringerne og under samtalerne. I kan bede om at få lov til at se både administration, produktion, lager, kantine og sanitære faciliteter – og også boligfaciliteter, hvis leverandørens medarbejdere bor på området.

Efter rundturen kan I gennemgå udvalgte dokumenter for at vurdere om de efterspurgte processer findes og om de lever op til jeres Code of Conduct. Dokumentgennemgangen kan fx omfatte politikker, procedurer og instruktioner, dataregistreringer, personalehåndbøger, etc.

Afslut med et møde med ledelsen 

Et afsluttende møde med ledelsen skal sikre en gensidig accept af resultaterne af evalueringen og en klar aftale om den videre indsats.

Evalueringen bør afsluttes med et møde med ledelsen, hvor I diskuterer eventuelle identificerede udfordringer. Det er vigtigt, at der ved afslutningsmødet er en gensidig accept af resultaterne fra besøget, og at I aftaler det videre forløb. Det er en god ide at bruge mødet til at udarbejde en handlingsplan, der beskriver den konkrete indsats med milepæle og deadlines. 

Har besøget afdækket særligt kritiske forhold, fx negativ indflydelse på udvalgte menneskerettigheder, bør I indgå en klar aftale om, hvornår forholdene er bragt i orden, og hvilke konsekvenser det kan få, hvis det ikke bringes i orden. I tilfælde af negativ indflydelse bør I sikre jer, at ledelsen forstår, at de forventes at sikre oprejsning til de berørte. Det kan også være nødvendigt at aftale et opfølgende leverandørbesøg.

I fase 5 kan I downloade et forslag til handlingsplan og læs mere om hvordan I kan bruge handlingsplanen.

Hjælp os med at forbedre CSR Kompasset.

Vi håber, at du vil deltage i en kort undersøgelse, der kan hjælpe os med at forbedre CSR Kompasset.

Spørgeskemaet åbner op i et nyt vindue, så du kan vente med at udfylde det til du forlader CSR Kompasset.