Print

Opfølgning

Næste trin i evalueringen er at følge op på de selvevalueringsskemaer jeres leverandører returnerer. For nogle leverandører kan opfølgningen klares over telefon eller mail. Ved andre leverandører kan det være nødvendigt med et besøg.

Udvælg leverandører til besøg 

I bør besøge de leverandører der, efter jeres vurdering, er længst fra at opfylde kravene i jeres Code of Conduct. 

Leverandørernes selvevalueringer vil give jer en god fornemmelse af, hvem der kan nøjes med mundtlig eller skriftlig opfølgning, og hvem der vil have gavn af et besøg. Hvis en leverandørs selvevaluering viser, at de har god forståelse for jeres Code of Conduct og arbejder seriøst med de områder, hvor der er plads til forbedringer, vil det sandsynligvis være tilstrækkeligt at følge op på skrift eller over telefon. I kan eksempelvis bede leverandøren om at udarbejde en handlingsplan selv eller sammen med jer (se fase 5). 

Indikerer selvevalueringsskemaet, at leverandøren har svært ved at forstå eller imødekomme kravene i jeres Code of Conduct, kan I overveje at besøge leverandøren. I kan også overveje et leverandørbesøg, hvis I ikke har tillid til oplysningerne i selvevalueringen. Der er tre faresignaler, som I skal være særligt opmærksomme på:

I bør være opmærksomme på, at der kan være sammenhæng mellem de forskellige CSR områder. Hvis en leverandør eksempelvis har miljømæssige udfordringer med spildevand, kan det resultere i en negativ indflydelse på lokalbefolkningens ret til en passende levestandard, som inkluderer retten til vand og sanitet. Ligeledes kan korruption resultere i negativ indflydelse på udvalgte menneskerettigheder.

Endelig bør I gennemgå leverandørernes selvevalueringer i lyset af de lande- og brancherisici, som I har afdækket. I kan også bede danske eller lokale NGO’er om at hjælpe jer med at udpege områder, som I bør fokusere på. Deres indsigt i de kontekstuelle risici kan hjælpe jer med at spare tid i risikoafdækningen. 

Hvis I fx køber fra en kinesisk leverandør, bør de have sat kryds i potentiel eller aktuel negativ indflydelse på retten til fagforeningsfrihed, fordi All-China Federation of Trade Unions pt. har monopol på faglig organisering i Kina. Hvis en kinesisk leverandør ikke er bevidst om deres indflydelse på fagforeningsfrihed, kan det være et tegn på, at de ikke har forstået selvevalueringsskemaet eller ikke har svaret ærligt. Ligeledes kan en leverandørs branchetilknytning gøre udvalgte CSR-principper ekstra relevante. Fx bør et tekstilfarveri forholde sig til brugen af kemikalier og udledninger af spildevand.

I praksis vil I skulle sammenholde jeres vurdering af selvevalueringsskemaerne med de ressourcer, I har til opfølgning. 

Audit

Udarbejd en tjekliste til besøget  

En tjekliste vil støtte jer i at have en fokuseret dialog i den sparsomme tid I har hos leverandøren. 

I fase 2 kan I generere en tjekliste til brug ved leverandørbesøg. Ligesom selvevalueringsskemaet afspejler tjeklisten jeres Code of Conduct.

I tjeklisten kan I punkt for punkt notere, om leverandøren lever op til kravene i jeres Code of Conduct. Listen opstiller indikatorer for leverandørernes CSR-politikker og CSR-processer. Dertil spørges om aktuel og potentiel negativ indflydelse på mennesker og miljø samt tilfælde af korruption. Hvis I har valgt at have særkrav med i et bilag til jeres Code of Conduct, er disse også reflekteret i tjeklisten.

Det kan være en god idé at tilpasse tjeklisten, så I på forhånd ved hvilke dele af den I ønsker at gennemgå sammen med leverandøren. Leverandørens selvevaluering vil hjælpe jer med at udpege de CSR-processer eller CSR-principper, som I bør undersøge nærmere ved et besøg. Ligeledes vil jeres afdækning af lande- og brancherisici udpege områder, som det vil være relevant at fokusere på.

Integrér CSR-evalueringen i et almindeligt besøg

Ved at integrere evalueringen i et almindeligt besøg skaber I sammenhæng til de øvrige forretningsaktiviteter og udnytter den eksisterende dialog.

I kan med fordel gennemføre evalueringen af leverandørens CSR-indsats, når I besøger leverandøren i anden anledning fx i forbindelse med prisforhandlinger, kvalitetsinspektioner mv. Det sparer ressourcer og samtidig signalerer I til leverandøren, at I ikke opfatter CSR-aktiviteter som afkoblede fra de øvrige forretningsaktiviteter. 

Når evalueringen gennemføres af en af jeres egne medarbejdere, der har en relation til leverandøren, vil det også være lettere at etablere et samarbejde om den CSR-indsats, der skal til for at leve op til jeres Code of Conduct. Og leverandøren vil i højere grad opleve besøget som et dialogmøde frem for som en kontrol/audit.

Hvis I vælger at bruge en ekstern auditør skal det være én, der både forstår formålet med jeres Code of Conduct og kender de lokale forhold godt.

Det kan være ressourcekrævende – både for jer og leverandørerne – at foretage evalueringer af CSR-forhold. I kan derfor overveje at samarbejde med andre virksomheder, der benytter de samme leverandører, om at gennemføre fælles evalueringer af leverandørerne eller dele resultaterne af evalueringerne.

En række branchefællesskaber gennemfører leverandørevalueringer på vegne af medlemmerne. I kan undersøge, om der inden for jeres branche eksisterer sådanne initiativer. Læs mere under Find din branche.

Indhent information om leverandørens forhold

Orientér leverandøren om besøget

I opnår de bedste resultater, hvis I afstemmer forventninger til besøget og giver leverandøren mulighed for at forberede sig.

Besøget bør gennemføres i tæt samarbejde med leverandøren, hvis I vil opnå brugbare resultater. Det er vigtigt, at I annoncerer besøget på forhånd, så leverandøren forstår hvad besøget går ud på og kan sørge for, at I har adgang til relevante personer og dokumenter. Det skal gøres uanset om evalueringen af CSR-indsatsen foregår som led i et almindeligt leverandørbesøg, eller besøget kun har dette formål. 

I kan sende et brev til leverandøren, hvor I orienterer om formålet med og indholdet af besøget og samtidig forbereder leverandøren på, hvilke dokumenter I ønsker at se og hvem I ønsker at tale med. Det er en god ide at understrege, at I især vil fokusere på de områder, hvor selvevalueringen giver anledning til bekymring eller yderligere spørgsmål. Samtidig kan I fremhæve at I lægger vægt på gensidig læring og dermed gerne vil høre om områder, hvor leverandøren har gjort en særlig CSR-indsats, som I kan lære af.

I kan downloade et forslag til brev om forestående besøg her 

 

Hjælp os med at forbedre CSR Kompasset.

Vi håber, at du vil deltage i en kort undersøgelse, der kan hjælpe os med at forbedre CSR Kompasset.

Spørgeskemaet åbner op i et nyt vindue, så du kan vente med at udfylde det til du forlader CSR Kompasset.