Udarbejdelse af Code of Conduct
Her bliver I vejledt igennem processen med at udarbejde, tilpasse og anvende jeres Code of Conduct.
1. Udvælg emner til jeres Code of Conduct
Når I udvælger emner til jeres Code of Conduct, er det vigtigt at vurdere, hvad der er relevant for netop jeres virksomhed. Under fanebladet ”Viden om” under de enkelte emner finder I en uddybende beskrivelse af emnet, og under ”Links” får I en række links til hjemmesider, der giver yderligere informationer om emnet.
Et godt udgangspunkt for at vælge emner kan være at se nærmere på de specifikke sociale og miljømæssige udfordringer inden for jeres branche samt de typiske sociale og miljømæssige problemstillinger i de lande, I indkøber fra.
I kan eventuelt hente inspiration fra andre virksomheder inden for jeres branche eller fra fælles brancheretningslinjer, såfremt sådanne eksisterer. Læs mere om fælles retningslinjer for social og miljømæssig praksis i de forskellige brancher under Find din branche. I kan ligeledes hente inspiration om sociale og miljømæssige risici i udvalgte leverandørlande under Landeprofiler i Fase 2.
2. Generér jeres Code of Conduct
Når I har besluttet jer for, hvilke emner, I vil have med i jeres Code of Conduct, klikker I på de pågældende emner på listen i venstremenuen. Under det første faneblad vil I se en kort dansk introduktion til emnet. Under introduktionsteksten finder I en engelsk tekst, der er formuleret som krav til leverandøren, og som vil fremgå af jeres Code of Conduct.
Herefter klikker I på "Gem i udklipsholderen". De valgte emner vises i boksen i højre side. Når I har gemt alle de valgte emner i udklipsholderen, klikker I på ”Gem din Code of Conduct” og jeres Code of Conduct genereres automatisk.
I kan desuden generere et selvevalueringsskema inklusiv følgebrev og en tjekliste, som I kan bruge i forbindelse med evaluering af leverandørerne (i fase 4). Selvevalueringsskemaet og tjeklisten vil indeholde de samme emner, som I har medtaget i jeres Code of Conduct.
3. Tilpas jeres Code of Conduct
Den genererede Code of Conduct indeholder udover de emner, I har valgt, en introducerende og afsluttende tekst, samt et følgebrev. Da det er et Word-dokumentet, er det let for jer at tilpasse tekst og sprog til jeres behov. Desuden skal I huske at indsætte jeres virksomheds og leverandørs navn i de blanke felter i dokumentet. I kan også indsætte jeres logo. Det samme gælder for selvevalueringsskemaet og tjeklisten.
I kan overveje, om det vil lette jeres dialog med nogle leverandører, hvis jeres Code of Conduct er oversat til de pågældende leverandørers lokalsprog.
4. Overvej om I vil have flere Codes of Conduct
I bør overveje, om I ønsker én Code of Conduct, der gælder for alle leverandører, eller om I vil tilpasse den til leverandørernes kontekst. Det er mest almindeligt at anvende samme Code of Conduct til alle leverandører.
Der kan dog være branche- eller landespecifikke forskelle mellem leverandørerne, der kan retfærdiggøre forskellige versioner af en Code of Conduct. For så vidt angår branchespecifikke forhold vil mange leverandører inden for eksempelvis serviceindustrien sjældent have udfordringer inden for miljøbeskyttelse og industrielle ulykker. Og ser man på landespecifikke forhold, vil det oftest forholde sig således at leverandører i vestlige lande sjældent har problemer med at leve op til de grundlæggende sociale og miljømæssige krav i en Code of Conduct. I sådanne situationer kan det derfor overvejes, om I bør udelade nogle af kravene i den Code of Conduct, I sender til disse leverandører.
For at sikre, at jeres krav bliver videreført i leverandørkæden bør I bede jeres leverandører om at videreformidle kravene til deres underleverandører. Såfremt I vælger at have flere versioner af jeres Code of Conduct skal I derfor være opmærksomme på, at leverandørerne længere bagud i kæden meget vel kan have sociale og miljømæssige udfordringer, som jeres direkte leverandører ikke har.
5. Udsend Code of Conduct som bilag til kontrakten
Det anbefales, at I udsender jeres Code of Conduct som et bilag til leverandørkontrakten. I bør bede leverandørerne skrive under på, at de lever op til jeres Code of Conduct, og at de er indforståede med at udarbejde en handlingsplan for forbedringer på områder, der ikke lever op til kravene i jeres Code of Conduct.
Det er vigtigt, at leverandørerne ser jeres Code of Conduct som et væsentligt element i jeres samarbejde. Derfor bør I få skabt en god dialog om jeres forventninger til leverandørerne og jeres muligheder for at støtte leverandørerne i at blive i stand til at efterleve kravene.
Vær særlig bevidst om, at kulturelle forskelle og national lovgivning, kan gøre det svært for nogle leverandører at leve op til jeres forventninger. En god dialog med leverandøren bidrager til at undgå konflikter på disse områder.
